Welche Aufgaben hat eine Hausverwaltung und worauf muss geachtet werden?
Eine Hausverwaltung übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben, um sicherzustellen, dass die Wohnimmobilie oder die Gewerbeimmobilie effizient und reibungslos bewohnt oder bewirtschaftet werden kann und Sie, als Eigentümerin oder Eigentümer, entlastet werden.
Es gibt Aufgaben einer Hausverwaltung, die unabhängig von der Art der Immobilie zu den Aufgaben einer beauftragten Hausverwaltung gehören. Die effektive Durchführung dieser Aufgaben ist entscheidend für den langfristigen Erfolg und den reibungslosen Betrieb von Wohn- und Gewerbeimmobilien.
Finanzverwaltung
Dies umfasst die Erstellung und Überwachung des Budgets für die Immobilie, die Abrechnung von Miet- und Nebenkosten, die Einziehung von Mieten und die Zahlung von Rechnungen und Betriebskosten.
Vertragsmanagement
Die Hausverwaltung ist für die Verwaltung von Miet- und Pachtverträgen zuständig. Dazu gehören die Erstellung, Überprüfung und Aktualisierung von Verträgen sowie die Durchsetzung der darin enthaltenen Bestimmungen.
Instandhaltung und Reparaturen
Die Hausverwaltung koordiniert alle erforderlichen Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten in der Immobilie. Dazu gehören regelmäßige Objektbegehungen, die Beauftragung von Handwerkern und die Überwachung von Bauprojekten.
Kommunikation mit Mietern und Eigentümern
Die Hausverwaltung ist die erste Anlaufstelle für Mieter und Eigentümer bei Fragen oder Problemen. Sie kommuniziert regelmäßig mit ihnen, informiert über wichtige Angelegenheiten und koordiniert Besprechungen oder Versammlungen.
Verwaltung von Personal
In größeren Immobilien kann die Hausverwaltung auch für die Einstellung und Verwaltung von Personal wie Hausmeistern, Reinigungskräften oder Sicherheitsdiensten verantwortlich sein.
Rechtliche Angelegenheiten
Die Hausverwaltung befasst sich mit rechtlichen Angelegenheiten, wie z.B. Mietrechtsfragen, Versicherungsansprüchen oder behördlichen Vorschriften.
Dokumentation und Berichterstattung
Eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Aktivitäten und Finanztransaktionen ist wichtig. Die Hausverwaltung erstellt regelmäßige Berichte für Eigentümer oder Investoren über den Zustand und die Entwicklung der Immobilie.
Krisenmanagement
Im Falle von Notfällen, Havarien oder unvorhergesehenen Ereignissen wie Naturkatastrophen oder technischen Ausfällen ist die Hausverwaltung für das Krisenmanagement und die Kommunikation mit den Betroffenen verantwortlich.
Möchten Sie erfahren welche Aufgaben zur effizienten Verwaltung Ihrer Immobilien notwendig sind, dann zögern Sie nicht und kontaktieren uns noch heute. Wir beraten Sie gerne!
Die Unterschiede bei den Aufgaben einer Hausverwaltung ergeben sich durch die Verwaltung unterschiedlicher Immobilienarten.
Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)
Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft werden die Interessen aller Eigentümer gemeinschaftlich verwaltet. Die Hausverwaltung übernimmt hier eine koordinierende Rolle, indem sie die Beschlüsse der Eigentümerversammlungen umsetzt und die gemeinschaftlichen Belange verwaltet. Die Hausverwaltung ist verantwortlich für die Hausgeld-Zahlungen, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und bei Bedarf zur Erhebung einer Sonderumlage. Die Hausverwaltung verwahrt zudem die Beschlusssammlung und aktualisiert diese stetig.
Bei der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft beinhaltet die ordnungsgemäße Verwaltung eine ordentliche Eigentümerversammlung pro Jahr, die durch die Verwaltung einberufen und geleitet wird. In Ausnahmefällen können auch weitere Eigentümerversammlungen, die sogenannten außerordentlichen Eigentümerversammlungen einberufen werden. Was Sie bei den Kosten zu beachten haben, die durch eine außerordentlichen Eigentümerversammlung entstehen, lesen Sie hier.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Eigentümergemeinschaften erhalten Sie hier.
Verwaltung einer Eigentumswohnung (SE-Verwaltung)
Die Verwaltung einer Eigentumswohnung, die auch als Sondereigentumsverwaltung (SE-Verwaltung) bezeichnet wird, konzentriert sich auf die Belange des individuellen Wohnungseigentümers und seiner Eigentumswohnung. Das umfasst die Verwaltung des Sondereigentums sowie die anteilige Verwaltung der Gemeinschaftseigentumsanteile. Aufgaben beinhalten die Erstellung der Betriebskostenabrechnung auf Grundlage der Jahresabrechnung des Eigentümers, die Instandhaltung des Sondereigentums und die Kommunikation mit dem Mieter. Die Verwaltung des Sondereigentums ist losgelöst von der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Eigentumswohnungen erhalten Sie hier.
Verwaltung von Mehrfamilienhäusern
Die Aufgaben einer Hausverwaltung bei der Verwaltung von Mehrfamilienhäusern kombiniert das gesamte Aufgabenspektrum einer Hausverwaltung. Die Verwaltung von Mehrfamilienhäusern ist eine komplexe und anspruchsvolle Aufgabe, die eine Vielzahl von Tätigkeiten umfasst, um einen reibungslosen Betrieb und eine gute Wohnqualität für die Bewohner sicherzustellen. Dazu gehören die Erstellung und Überwachung von Mietverträgen, die Abrechnung von Betriebs- und Nebenkosten sowie die Koordination von Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten. Die Hausverwaltung fungiert dabei als Ansprechpartner für Mieter und Eigentümer und kümmert sich um die rechtlichen und finanziellen Belange des Objekts.
Ein weiterer wichtiger Bereich ist die technische Verwaltung. Hierzu gehört die regelmäßige Überprüfung und Wartung der Gebäudetechnik wie Heizungsanlagen, Aufzüge, Elektrik und Sanitäranlagen. Auch die Organisation von Renovierungs- und Modernisierungsmaßnahmen fällt in den Verantwortungsbereich der Hausverwaltung, um den Werterhalt der Immobilie langfristig zu gewährleisten.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Eigentumswohnungen erhalten Sie hier.
Verwaltung eines Gewerbeobjektes
Die Verwaltung eines Gewerbeobjekts ist komplexer, da gewerbliche Mieter, das heißt Unternehmen involviert sind. Die Mietvertragsgestaltung ist umfangreicher und bedarf einer vollumfänglichen Prüfung unter Berücksichtigung aller Interessen beider Mietvertragsparteien. Die Hausverwaltung muss hier spezifische Kenntnisse im gewerblichen Mietrecht haben, die Abrechnung von Gewerbe- und Nebenkosten durchführen, langfristige Mietverträge verwalten, die Einhaltung von gewerblichen Vorschriften sicherstellen und oft auch mit spezialisierten Dienstleistern wie Sicherheitsfirmen zusammenarbeiten.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Gewerbeobjekten erhalten Sie hier.
Welche zusätzlichen Verwaltungsaufgaben können im Verwaltervertrag mit der Hausverwaltung vereinbart werden?
Kundenbetreuung und Beschwerdemanagement
Legen Sie zusätzlich zum Mietermanagement fest, wie die Hausverwaltung bei konkreten Mieteranfragen, Mieterbeschwerden oder Problemen reagieren soll. Dies kann die Erstellung von Beschwerdeformularen oder die Implementierung eines Online-Portals umfassen und sorgt für eine zusätzliche Struktur innerhalb der Verwaltung Ihrer Immobilie.
Finanz- und Buchhaltungsdienstleistungen
Erweitern Sie die finanziellen Verwaltungsaufgaben der Hausverwaltung, indem Sie die Hausverwaltung mit der Erstellung detaillierter Finanzberichte beauftragen. Die detaillierten Finanzübersichten können Ihnen oder Ihrem Steuerberater die Arbeit bei der Erstellung der Steuererklärung erleichtern.
Neuvermietungsmanagement
Vereinbaren Sie mit der Hausverwaltung detailliert, wie bei einer Kündigung und der Neuvermietung verfahren werden soll. Dadurch schaffen Sie einen Rahmen, in dem die Hausverwaltung die Neuvermietung starten und eine Anschlussvermietung vollziehen kann. Sie werden dadurch nicht den den Prozess der Neuvermietung involviert, stellen aber sicher, zu welchen Mietkonditionen die Neuvermietung durchgeführt wird. Legen Sie zudem eine Vergütung für die Neuvermietung fest, sodass Sie keine unerwarteten Kosten zu befürchten haben.
Die Übernahme von Verwaltungsobjekten ist meist mit erhöhtem Aufwand für alle Beteiligten verbunden. Wir sorgen dafür, dass der Verwaltungswechsel reibungslos, unkompliziert und strukturiert abläuft.
Kontaktieren Sie uns telefonisch, per WhatsApp, per E-Mail an info@immofairwaltung.de oder füllen das Kontaktformular aus. Wir freuen uns auf eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit!
